Pour comprendre comment se prépare la rentrée à l’IUT, nous sommes rentrés en contact
avec le responsable de la scolarité, Laurent Vandenbussche. Rencontre avec un service
indispensable au bon fonctionnement de notre vie à l’université.
Le service de la scolarité se compose de trois personnes : Laurent Vandenbussche, Noelle Roger et Johara Belkhir : « Nous nous partageons les différentes missions correspondant aux trois départements de l’IUT, à savoir Information-communication, Gestion logistique et transport et enfin,
Carrières sociales. » précise Laurent Vandenbussche, responsable du service.
Les buts sont assez variés : sélection des étudiants, inscriptions et réinscriptions mais aussi gestion de la vie étudiante. Les
objectifs ne s’arrêtent pas là, puisque les salariés de ce service gèrent également toutes les informations relatives aux bourses et autres aides étudiantes telles que la bourse région.
Le responsable de la scolarité précise : « La scolarité ne s’occupe pas de la partie pédagogique de l’étudiant, mais plutôt de la vie des étudiants donc des relations et gestion du quotidien. »
Les secrétariats, situés à chaque étage des différents départements sont à quant à eux dédiés à ces aspects pédagogiques.
Pour préparer la rentrée et tout au long de l’année, la scolarité garde des liens solides avec les secrétariats pédagogiques des départements mais aussi l’agence comptable et le service informatique de l’université. Le service dépend énormément des différentes dates indispensables aux inscriptions et réinscriptions des étudiants, ils doivent respecter à la lettre le calendrier.
La sélection des étudiants, une étape primordiale.
Le secrétariat de la scolarité travaille à partir de deux plateformes : Parcoursup pour ce qui concerne les formations destinées aux anciens lycéens principalement, mais aussi e- candidat, la plateforme destinée aux étudiants s’orientant vers une licence professionnelle par exemple. M.Vandenbussche nous explique : « Le service s’occupe ainsi de la planification et de la coordination des moyens de sélection c’est-à-dire des écrits et entretiens que les étudiants doivent passer pour accéder à certaines formations mais aussi la création des commissions. » De plus, en cas d’absence de certains candidats, la scolarité gère la réorganisation des épreuves.
Les inscriptions des étudiants se font depuis plusieurs années à distance, donc en ligne. Il est déjà loin le temps des « chaînes d’inscription » où les inscriptions s’effectuaient physiquement et où le service recevait les étudiants. Pour une meilleure organisation, les salariés du service se partagent les étudiants selon les départements.
La réinscription des étudiants, comme vous le savez certainement, s’opère également en ligne. Tout est dématérialisé.
Cette année la scolarité a fait l’objet de certains changements , notamment depuis l'introduction d' e-candidat : le nouveau logiciel destiné à la sélection des candidats a nécessité de nombreuses adaptations. « Des difficultés sont apparues pour ce logiciel et il a fallu accompagner les étudiants. » déclare le responsable de la scolarité.
En revanche, le service a constaté certaines améliorations concernant Parcoursup par rapport à l’année précédente. En effet, les étapes indispensables à la candidature des étudiants ont été clôturées en juillet.
On le voit, ce service est essentiel à la vie étudiante et particulièrement lors de la rentrée à l’IUT.
N'hésitez pas à vous adresser à la scolarité pour de nombreuses demandes. Bon à savoir ! en cas de réussite à vos examens, c’est la scolarité qui vous remettra votre diplôme !
GQ
Petite précision : les personnels administratifs de l IUT sont des agents du service public et non des salarié.e.s ...et ce n est pas juste un détail notamment en ces temps de réforme de la fonction publique.